法人のお客様デジタルペーパー事例紹介 一般財団法人 工業所有権協力センター 様

デジタルペーパー お客様事例 一般財団法人 工業所有権協力センター 様 「紙」と変わらない会議運営を、事務工数の削減・効率化を図りながらデジタルペーパー会議ソリューションで実現。

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一般財団法人 工業所有権協力センター 様

市川幹雄 様

一般財団法人 工業所有権協力センター 副理事長
市川幹雄 様
にお話を伺いました IPCC 一般財団法人 工業所有権協力センター

一般財団法人 工業所有権協力センター(IPCC)は、昭和60年12月に設立。
「工業所有権に関する手続き等の特例に関する法律」に基づく登録調査機関として、特許出願の審査に必要な内外国特許文献の先行技術調査や、特許出願等への分類付与による検索データベースの整備等の事業を行っています。

お客様のニーズ・課題

工業所有権協力センターでは1,600名を超える技術者が特許庁から受注した調査業務等を行っていますが、それを支える事務スタッフは100名に満たず、非常に少ない人数で様々な事務処理を行っています。
特許庁から受ける仕事も複雑化しており、事務処理の抜本的効率化が必要と考えて「総合IT化計画」をスタートさせました。その一環として、会議のペーパーレス化は、早くから検討課題に挙がっていました。

選定理由

以前、役員会議室にコンセントやLANボックスが付いた机を配置し、ノートPCを持ち込んで会議を行ってみたのですが、使い勝手に問題があり定着しませんでした。今回、改めて各社の会議システムや端末を比較検討しましたが、デジタルペーパーは、会議資料の視認性の良さと、紙に近い感覚でペンで書くように絵や文字を書けることに魅力を感じました。そして、持った瞬間に驚くほど軽くて扱いやすく、A4サイズがほぼそのまま閲覧できることが、最終的にデジタルペーパーを採用する大きな決め手となりました。

導入効果

一番の効果は、会議資料のコピーが必要なくなったことです。これまでは資料の差し替えが発生すると、コピーのやり直しと資料の入替え作業で、とても時間がかかっていました。目に見える形で、事務の効率化を妨げていた作業が一つ減らせたというのは大きいと感じています。

また、会議で使用する機密書類は、会議終了後にシュレッダーにかけていたのですが、機密書類は会議終了後に自動で消去されるので、面倒なシュレッダー作業も不要になり、情報漏えいのリスクの低減にもつながりました。

導入機材

  • デジタルペーパー端末 20台
  • 会議ソリューションサーバー 一式
Sony Business Solutions Corporation ソニービジネスソリューション株式会社