「ソニーシティみなとみらい」は、2021年4月にオープンしたソニーグループの新しい国内事業所です。

導入前の課題

ソニーは長年に渡りビデオ会議システムの製品開発、販売を行ってきました。また、自社内においても全世界に広がるビジネス拠点とのリモートコミュニケーション環境の整備を早くから進め、業務の効率化や意思決定の迅速化に積極的に活用してきました。「ソニーシティみなとみらい」のオフィス立ち上げに際しては、社員の働くスタイルが変わり、オフィスに求められる機能も大きく変化する中で、新しいオフィス環境の在り方を根本から見直す必要がありました。また、会議室以外のハドルスペースなどでの利用ニーズの増大に伴って管理する端末数も増え、ネットワークインフラも含めて複雑化・高度化していくシステムの運用、管理の効率化も課題でした。更に、新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけとして自宅などオフィス外でのリモートワーク拡大により社内導入されたWeb会議システムとの連携や接続性の担保も大きな課題となっていました。

システム選定のポイント

「利用者の視点」では、withコロナ時代の働き方を考慮した“これから”の会議室がどうあるべきかを検討する社内プロジェクトが発足。社員が在宅と出社を使い分け、常にリモートからの参加者がいるという前提の元、実際に利用する社員のVOCを収集した上でコミュニケーションツールに求められる機能を整理すると共に、プロジェクトメンバーが実際に疑似環境でUXを体験し、その機能の妥当性を確認するというプロセスを踏んで検討を重ねていきました。その結果、誰もが容易に操作でき、会議開始可能なワンタッチオペレーションや、会議参加者を自動で認識し、話者を追尾する機能（オートフレーミング／スピーカートラッキング）などが重視すべきポイントと定義されました。またソニーのレーザー光源プロジェクターでの大画面投影や4K対応液晶ディスプレイ「ブラビア」による高画質表示など、大会議室・カンファレンスホールから中／小会議室までサイズの異なるロケーションに応じた表示装置を組み合わせて、システム選定を行いました。

「テクノロジーの視点」では、社内で多数稼働中のソニー製ビデオ会議システムとの相互接続ができることや、社内標準のWeb会議アプリケーションであるマイクロソフト社のMicrosoft Teams、及びシスコシステムズ社のCisco Webex Meetingsとの接続も容易にできること、さらにそのような複雑な環境を効率的に運用するため、システムのクラウド化への移行も検討されました。

「運用管理、サポートの視点」では、増大する端末の稼働状況を俯瞰してリアルタイムで把握でき、障害発生時の再起動やエラー修復の操作をリモートで容易にメンテナンスできることが要件として挙がっていました。

以上の三つの視点でシステムの評価、選定を行った結果、利用する社員が求める機能を満たし、社内に多数稼動中のソニー製ビデオ会議システムとも互換性が担保されていること、また、クラウドベースでサービスを享受でき、Web会議システムとの親和性も高いシスコシステムズ社のビデオ会議専用端末が評価され、導入される運びとなりました。

導入後の効果

今回のシステム導入で、会議室に設置されたビデオ会議専用端末同士だけではなく、PC、スマートフォンなどからMicrosoft Teams、Cisco Webex Meetingsに接続可能なロケーションフリー／デバイスフリーなコラボレーションプラットフォームが構築されました。会議予約を入れておけば会議情報と参加ボタンが自動的に接続するデバイスに表示され、社員はタップするだけでどこからでもリモートで会議参加できる環境が整いました。

管理、運用面では、Webベースの管理ポータルである「Cisco Webex Control Hub」により、情報システム部門では稼働中の会議端末全てを一括してリモート管理できるようになり、オンサイトで会議室まで出向いて障害対応する頻度が圧倒的に低減しました。設置後に発生した端末ファームウェアのバージョンアップもリモートで更新が行えるなど、効率的な運用管理が行えています。

新型コロナウイルス感染症拡大により、社員のオフィスへの出社率は抑えられた状態が続いていますが、アフターコロナ後も社員の柔軟で効率的な働き方をサポートし、業務を支えるコミュニケーション基盤として、今後も積極的に活用を図っていきます。